Première partie

 

La fin d’année arrive. Et avec elle, s’ouvre la période des entretiens annuels des collaborateurs. Avec des circonstances un peu particulières ces dernières années pour les mener à bien !

Mentor RH vous propose en deux temps un tour d’horizon du cadre légal et managérial, avant de faire un focus sur les adaptations qui ont pu être mis en œuvre (et perdurer) au regard du contexte sanitaire et économique actuel provoqué par le Covid-19.

 

Premier article, consacré aux caractéristiques de l’entretien annuel d’évaluation et à l’absence de cadre légal !

 

Les caractéristiques de l’entretien annuel d’évaluation

Commençons par définir l’entretien annuel d’évaluation et son objectif. Voici ces principales caractéristiques :

• Une prise de recul et de hauteur sur l’année passée.

Sont notamment abordés les points suivants :

• • Les compétences du collaborateur: mises en œuvre, manquantes, à faire évoluer… Il est important de veiller à ne pas se focaliser uniquement sur les compétences techniques et expertises de votre interlocuteur. Vous gagnerez beaucoup en travaillant également à l’évaluation de ces compétences dites « douces » ou « comportementales », appelées « soft skills », qui sont de sérieux atouts dans une entreprise.
  • Les fonctionnements de chacun: manager et collaborateur,
  • La place du collaborateur dans l’équipe,
  • Les souhaits de formation ou de progression professionnelle,
  • L’atteinte des objectifs sur l’année écoulée,
  • La fixation des objectifs pour l’année à venir.

 

• Un moment d’échange,

En se basant sur des éléments factuels. Manager comme collaborateur doivent pouvoir s’exprimer, sur chacun des points évoqués :

• • En confiance,
  • De manière vraie, factuelle,
  • En étant juste et bienveillant.

 

• Un moment constructif.

Il doit permettre :

• • Au collaborateur de progresser, de nourrir sa motivation et son engagement,
  • Au manager de féliciter son collaborateur et de convenir avec lui d’axes de progression ou de formation pour l’année à venir, et des paliers, outils ou modalités pour y arriver.

D’où l’importance de systématiser l’échange sous la forme :

• État des lieux actuel ou de l’année passée,
• Ce qui est souhaité à l’avenir,
• Qu’est-il nécessaire de mettre en place pour y parvenir.

 

Mais qu’en est-il exactement du cadre légal prévu pour ces entretiens annuels ?

 

 

 

Des entretiens annuels d’évaluation sans cadre légal

 

L’entretien annuel d’évaluation est un outil Rh et managérial mis en place dans de très nombreuses entreprises. Et pourtant… il n’a aucune existence légale. Je veux dire par là qu’il n’est pas prévu par le code du travail et encore moins obligatoire ! Contrairement à son cousin l’entretien professionnel!

 

Mais ce n’est pas parce qu’il n’est pas légalement imposé qu’il n’y a pas quelques étapes à respecter. Notamment lors de sa mise en place !

 

Pourquoi cette obligation ?

• D’une part, parce que la mise en place d’une évaluation annuelle formelle peut faire peur à certains collaborateurs (-> risques psychosociaux), tout comme le face à face avec le manageur.
• D’autre part, parce que l’entretien annuel peut déboucher sur des modifications de rémunération ou de contenu de poste.

 

Première étape : avant sa mise en place, informer et consulter votre CSE s’il existe dans votre entreprise.

L’information-consultation doit être faite préalablement à la mise en place des entretiens annuels d’évaluation. Cette règle doit être entendu à double sens :

• La première année de mise en place,
• Avant l’information des collaborateurs et le démarrage de la campagne d’entretiens annuels.

 

Seconde étape : avant sa mise en place, informer les collaborateurs sur le processus, ainsi que sur les méthodes d’évaluation mises en œuvre.

 par exemple, la trame ou la grille que vous lui demandez de remplir avant l’entretien.

 

Par ailleurs, il existe deux limites rouges à ne pas franchir durant l’entretien annuel d’évaluation :

• Poser des questions d’ordre privé à votre collaborateur,
• L’obliger à signer le compte-rendu d’entretien.

 

A savoir : la signature sur un compte-rendu d’entretien annuel ne vaut pas accord sur le fond de ce qui a été dit (évaluation des compétences, appréciation des objectifs, fixation des objectifs n+1…) mais simple confirmation que le compte-rendu est fidèle à ce qui a été exprimé.

 

Nous verrons dans un second article pourquoi l’entretien annuel d’évaluation est un moment clé de la relation entre le manager et le collaborateur.

Seconde partie

 

Mentor RH vous propose en cette fin d’année un tour d’horizon du cadre légal, managérial et d’actualité de l’entretien annuel d’évaluation. Nous avons vu dans un premier article les caractéristiques de l’entretien annuel d’évaluation et l’absence de cadre légal.

 

Dans ce second article, nous allons voir en quoi cet entretien est un moment fondamental de la relation entre le manager et son collaborateur. Nous verrons aussi pourquoi et comment il a pu être appréhendé de manière particulière en 2020-2021 avec le contexte sanitaire !

 

 

L’entretien annuel d’évaluation, un moment clé de la relation managériale

 

L’entretien annuel est un face à face entre le manager et un de ses collaborateurs. C’est important que cet entretien se passe entre ces deux acteurs importants d’une équipe. Il faut garder le recours au N+2 ou à une tierce personne pour des cas très exceptionnels : manager absent par exemple.

 

De même, l’entretien se passe à deux et non à trois ou plus ! Sauf ici aussi cas très exceptionnel comme par exemple un manager qui vient juste de prendre son poste et qui demande à la personne ayant réalisé l’intérim avant son arrivée de participer au bilan de l’année écoulée.

 

Ces principes de base doivent permettre de préserver le rôle et la crédibilité de vos managers dans l’entreprise.

 

La préparation de l’entretien

Manager comme collaborateur doivent prendre le temps de préparer cet échange important, si possible en s’appuyant :

• Sur le compte-rendu de l’année passée,
• Sur la trame de l’entretien à venir.

 

Comme vu précédemment, il peut-être intéressant de structurer la préparation selon les axes suivants :

• État des lieux actuel ou de l’année passée,
• Ce qui est souhaité à l’avenir,
• Qu’est-il nécessaire de mettre en place pour y parvenir.

 

Les bonnes pratiques de l’entretien annuel d’évaluation

Voici quelques règles à rappeler à vos managers et collaborateurs!

• Ne pas chercher l’exhaustivité dans l’analyse des missions ou des compétences : se focaliser sur l’essentiel.
• Être factuel, citer des exemples précis, donner des chiffres ou des éléments mesurables / comparables.
• Être vrai : la sincérité est essentiel pour faire progresser la relation entre le manager et le collaborateur. Il convient donc d’éviter les non-dits.
• Être clair : fixer des objectifs précis, indiquer les moyens qui seront mis en œuvre pour aider votre collaborateur à les atteindre, les outils de mesure et les points intermédiaires qui seront fait.
• Féliciter et remercier pour le travail accompli : en n’oubliant aucune des règles vues juste au-dessus

 

La particularité de la période Covid

Lors du ou des « entretien Covid », il a été fondamental de prendre un temps dédié pour aborder la crise sanitaire actuelle et ses impacts sur les compétences, l’organisation du travail et les missions de votre collaborateur. Tour d’horizon des préconisations faites (par exemple, au cas où vous ayez un rattrapage à faire ;-)…)

Les compétences :

• Quelles compétences la période Covid a-t-elle permis à votre collaborateur de développer ? En a-t-il été satisfait ? Comment est-ce que vous les avez valorisées?
• Quelles compétences lui ont-elles manquées ? Pourquoi ? Ont-elles pu être développées dans les mois qui ont suivi ?

 

Le télétravail ou le travail à distance ou tout autre modalité de travail mise en place :

• Comment s’est passé le télétravail /travail à distance ? les modalités d’organisation du travail mises en place ont-elles été satisfaisantes ? Un bilan formel avec vos collaborateurs a-t-il été fait? (Psst : on me dit que ce n’est jamais trop tard!)
• Comment la période post-crise a-t-elle été abordée par rapport à cette modalité particulière d’organisation du travail ? Etait-ce une mauvaise expérience que les collaborateurs ont souhaité limiter au maximum ou un mode de travail qu’ils ont réclamer de garder à temps partiel de manière régulière ?

 

 Il est important de garder le réflexe de toujours s’appuyer sur des faits précis lors de ces retours. Il ne faut donc surtout pas hésiter à inviter votre collaborateur à donner des exemples et à contextualiser ces retours ou ressentis.

 

C’est par ailleurs le bon moment pour prendre le temps de redonner le sens des actions mises en œuvre et projetées par la direction de l’entreprise pour l’année à venir/en cours. Et de les mettre en lien avec le travail de vos collaborateurs. Alors certes, la visibilité peut être très faible, les circonstances très difficiles pour l’entreprise… mais il vous faut montrer à vos collaborateurs que vous êtes en action, que vous faites de votre mieux pour affronter la situation ou faire face aux changements de cap rendus nécessaire par la crise. En explicitant votre plan d’actions, et en leur donnant des exemples concrets! Quitte à donner de la perspective à courte échéance et à revenir régulièrement faire le point !

 

L’EIA à distance : les attentions à avoir

 

Commençons par se remémorer quelques chiffres sur les enjeux sur la communication, les mots et le corps. Le professeur de psychologie Albert Mehrébian a démontré que les 3 composantes de la communication n’ont pas le même poids :

• le niveau verbal, c’est-à-dire les mots, ne représente que 7%
• le para-verbal – la voix, l’intonation, le débit… – compte pour 38%
• le non-verbal – les expressions du visage, la gestuelle, la posture –  pour 55%!

 

Transposez maintenant ces données à un entretien annuel à distance. Vous identifiez immédiatement le problème, n’est-ce pas ?

S’il vous est impossible ou s’il est trop compliqué d’organiser l’entretien en présentiel, il est impératif de privilégier le recours à l’entretien par visioconférence plutôt que par téléphone, mail ou slack !… En effet, la visioconférence est le moyen permettant de restituer, de manière la plus complète et la plus fidèle, les expressions non verbales de chacune des parties prenantes.

 

Quelques conseils de bonnes pratiques de communication à distance

• Reformulez régulièrement les propos de votre collaborateur pour vous assurer d’avoir bien compris ce qu’il souhaitait vous dire. Veillez notamment à le faire sur les sujets les plus importants de votre échange.
• Laissez du temps à votre collaborateur pour qu’il s’exprime ! Ne craignez pas les silences 

 

Gardez le cadre habituel

Ne vous précipitez pas pour modifier le déroulé de votre entretien annuel, à quelques semaines ou jours de l’entretien  ! Facilitez l’expérience de votre collaborateur en utilisant la même trame que les années précédentes et prenez le temps de penser votre refonte de l’entretien. Fait vaut mieux que parfait.

 

Soyez attentif à la durée de l’entretien annuel d’évaluation

Enfin, veillez particulièrement à la durée de l’entretien. La visioconférence est plus sollicitante qu’un entretien en présentiel, en termes de concentration notamment. Par conséquent, je vous conseille de viser un format d’une durée d’1h à 1h30 maximum. Tenir ce délai est largement possible : cela demande juste une préparation sérieuse par les deux parties.

 

Adaptez la fixation des objectifs au contexte

Nous avons été confrontés, ces dernières années, à la réévaluation contrainte, parfois à plusieurs reprises, des objectifs d’une année. Qu’avons-nous retenu de cet exercice forcé?

Il ne faut pas hésiter à (re)questionner la pertinence de la fixation d’objectifs annuels. D’une manière générale. Et notamment envisager des échéances plus courtes qui permettent d’être plus réactifs et efficaces.

Par ailleurs, il peut être pertinent, selon les missions de votre collaborateur, de voir comment étalonner les objectifs par étapes.

 

Quelques mots de conclusion

Je considère l’entretien annuel d’évaluation comme une brique importante, voire indispensable de la relation managériale. En revanche, ce n’est qu’une brique! Je préconise d’ailleurs de ne pas en faire le seul moment de prise de recul sur les missions, les compétences et les objectifs des collaborateurs dans l’année. Il est important que ces points puissent être évoqués à plusieurs reprises dans le cours de l’année. La temporalité, les modalités et le caractère plus ou moins formel de ces échanges intermédiaires sont alors à fixer en fonction de votre contexte.

 

Et sinon, connaissez-vous les différences entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel?

Testez vos connaissances avec cette infographie et faites le point sur les dernières adaptations concernant l’entretien professionnel!