Je voudrais maintenant revenir un peu plus en détail sur les questions de taille d’entreprise, délais et modalités de mise en place pour ceux d’entres vous qui auraient (un peu) de retard!

Les entreprises concernées par la BDESE

La mise en place de la BDESE est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Cette obligation s’est faite en deux temps :

• Depuis 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus ;
• Depuis 2015 pour les entreprises de 50 à 300 salariés.

Comment le seuil est-il calculé si l’entreprise a plusieurs établissements ?

Dans ce cas, les effectifs sont calculés au niveau global. La BDESE comprend les informations de l’entreprise dans son ensemble. Il n’y a aucune obligation de mettre en place une base de données distincte par établissement.

Si vous faites néanmoins le choix de décliner une base de données par établissement, il faut bien vous assurer que leurs représentants ont accès à l’ensemble des informations de niveau central.

A quel niveau est mise en place la BDESE dans un groupe?

Il n’existe à l’heure actuelle aucune obligation de mise en place d’une BDESE au niveau d’un groupe. En revanche, chaque entreprise de plus de 50 collaborateurs qui le compose doit en avoir une.

Si la direction du groupe décidait toute de même de mettre en place une telle base de données, alors l’ensemble des entreprises du groupe devront y avoir accès.

 

Le délai de mise en place de la BDESE – Impact du CSE

La BDESE existante ne disparaît pas avec l’élection du CSE. Elle doit donc être conservée jusqu’à cette date et même au-delà. Vous avez par ailleurs la possibilité de négocier son contenu dès maintenant, sur la base des ordonnances Macron. L’intérêt :  vous mettre à jour de vos nouvelles obligations.

En effet, à l’occasion de l’élection du CSE, vous devrez mettre à jour votre BDESE existante (et non en mettre en place une nouvelle) de façon à réponde aux dernières exigences réglementaires :

• Ajouter les nouvelles rubriques ou sous-rubriques (l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes, la formation professionnelle…)
• Les renseigner,
• Mettre en place une BDESE numérique pour les entreprises d’au moins 300 salariés.
• …

En principe, votre BDESE doit-être à jour du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 au plus tard au moment de l’élection des élus au CSE. Cela signifie qu’à compter de leur élection, ils doivent pouvoir bénéficier d’un accès à la base avec un contenu conforme et à jour. Néanmoins, avec l’accord de vos élus, il est possible d’envisager un délai supplémentaire qui ne pourra pas dépasser le début des consultations obligatoires.

Les sanctions encourues en cas de défaut de mise en place ou d’alimentation de la BDESE

Les entreprises qui ne mettent pas en place cette base de données économiques, sociales, et environnementales encourent une amende de 7 500 €.

Si votre BDESE est incomplète ou n’est pas mise à jour, votre CSE peut saisir le tribunal judiciaire pour obtenir une injonction de communication des éléments manquants.

Je voudrais maintenant revenir un peu plus en détail sur quelques enjeux qui transparaissent dans cette carte d’identité de la BDES.

• Les enjeux de temporalité des consultations obligatoires et de transmission des informations ;
• Les enjeux liés à la confidentialité des informations que doit contenir la BDES ;
• Et enfin, les enjeux liés aux thèmes obligatoires.

La BDESE, un enjeu de temporalité

   Comme le précise cette infographie « carte d’identité de la BDESE », vous avez l’obligation de transmettre des informations qui couvrent une période fixée par la loi. Cette période glissante représente 6 années consécutives : 2 avant, l’année en cours et 3 après.

Les informations transmises doivent vous permettre de garantir de bonnes conditions pour les consultations récurrentes de vos instances.

Il existe 3 consultations récurrentes annuelles obligatoires.

Elle sont d’ordre public :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
• La situation économique et financière de l’entreprise ;
• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

 

C’est à vous de fixer le calendrier des consultations obligatoires pour votre entreprise. Il est également possible de passer par la négociation collective pour :

• Fixer une temporalité différente,
• Déterminer la périodicité de la transmission des informations,
• Préciser les informations transmises pour chacune de ces consultations.

La BDESE, un enjeu de confidentialité

Comme l’évoque l’infographie, il est possible de classer certaines informations comme « confidentielles » à une double condition :

• Leur divulgation nuirait aux intérêts de votre entreprise ;
• Ces informations sont inconnues de vos salariés comme du grand public.

Il vous revient de préciser quelles informations sont confidentielles et de fixer la durée de cette confidentialité.

Dès lors que vous avez « classé » une information comme confidentiel, l’ensemble des acteurs du dialogue social ayant un accès à la BDESE est soumis à une obligation de discrétion. Cela concerne donc les membres de la délégation du personnel du CSE, du comité social et économique central d’entreprise s’il existe ainsi que des délégués syndicaux.

La BDESE, un enjeu de contenu

La carte d’identité de la BDESE vous présente dans l’infographie les 8 thèmes d’information que doit contenir toute BDESE. En l’absence d’accord collectif signé avec vos représentants du personnel sur cette thématique de la base de données économiques et sociales et sur l’information de vos instances, vous devrez également ajouter :

• La sous-traitance ;
• Les transferts financiers et commerciaux entre les entités du groupe.

Cela signifie que ces deux thèmes sont les seuls qui peuvent être exclus de la BDESE par la négociation collective.

 

Pour revenir un peu plus en détail sur certains thèmes obligatoires de la BDESE, voici leur contenu précis :

• Investissements social : emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail ;
• Investissement matériel et immatériel et, pour certaines sociétés, les informations en matière environnementale ;
• Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise : diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l’entreprise en matière d’embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise, part des femmes et des hommes dans le conseil d’administration ;
• Flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts ;

 

Pour en savoir plus, vous pouvez aller voir ici le contenu détaillé selon la taille de votre entreprise.

 

La dernière infographie de la série sur la BDES (#3) aborde le thème suivant : la BDES, pour qui et comment?