Carte identité de la BDES

BDES#3

La BDES : pour qui et comment?

Dans cette troisième infographie sur la BDES (Base de données économiques et sociales), il est temps de préciser pour quelles entreprises elle est obligatoire et comment on la met en place.

Vous trouverez donc en image dans l’infographie suivante ce qui caractérise la BDES, ainsi que les thème principaux qu’elle couvre. Elle fait suite à deux premières infographies présentant la brève histoire de la BDES et sa carte d’identité.

Deux points principaux à retenir ici :

  • La BDES est obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 50 collaborateurs.
  • La BDES peut être sous format papier ou informatique.
BDES #3 BDES Pour qui et comment

Je voudrais maintenant revenir un peu plus en détail sur les questions de taille d’entreprise, délais et modalités de mise en place pour ceux d’entres vous qui auraient (un peu) de retard!

Les entreprises concernées par la BDES

La mise en place de la BDES est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Cette obligation s’est faite en deux temps :

  • Depuis 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus ;
  • Depuis 2015 pour les entreprises de 50 à 300 salariés.

Comment le seuil est-il calculé si l’entreprise a plusieurs établissements ?

Dans ce cas, les effectifs sont calculés au niveau global. La BDES comprend les informations de l’entreprise dans son ensemble. Il n’y a aucune obligation de mettre en place une base de données distincte par établissement.

Si vous faites néanmoins le choix de décliner une base de données par établissement, il faut bien vous assurer que leurs représentants ont accès à l’ensemble des informations de niveau central.

A quel niveau est mise en place la BDES dans un groupe?

Il n’existe à l’heure actuelle aucune obligation de mise en place d’une BDES au niveau d’un groupe. En revanche, chaque entreprise de plus de 50 collaborateurs qui le compose doit en avoir une.

Si la direction du groupe décidait toute de même de mettre en place une telle base de données, alors l’ensemble des entreprises du groupe devront y avoir accès.

 

Le délai de mise en place de la BDES – Impact du CSE

La BDES existante ne disparaît pas avec l’élection du CSE. Elle doit donc être conservée jusqu’à cette date et même au-delà. Vous avez par ailleurs la possibilité de négocier son contenu dès maintenant, sur la base des ordonnances Macron. L’intérêt :  vous mettre à jour de vos nouvelles obligations.

En effet, à l’occasion de l’élection du CSE, vous devrez mettre à jour votre BDES existante (et non en mettre en place une nouvelle) de façon à réponde aux dernières exigences réglementaires :

  • Ajouter les nouvelles rubriques ou sous-rubriques (l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes, la formation professionnelle…)
  • Les renseigner,
  • Mettre en place une BDES numérique pour les entreprises d’au moins 300 salariés.

En principe, votre BDES doit-être à jour du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 au plus tard au moment de l’élection des élus au CSE. Cela signifie qu’à compter de leur élection, ils doivent pouvoir bénéficier d’un accès à la base avec un contenu conforme et à jour. Néanmoins, avec l’accord de vos élus, il est possible d’envisager un délai supplémentaire qui ne pourra pas dépasser le début des consultations obligatoires.

Les sanctions encourues en cas de défaut de mise en place ou d’alimentation de la BDES

Les entreprises qui ne mettent pas en place cette base de données économiques et sociales encourent une amende de 7 500 €.

Si leur BDES est incomplète ou n’est pas mise à jour, leur CSE (ou leur CE) peut saisir le tribunal de grande instance pour obtenir une injonction de communication des éléments manquants.

Recevez les prochaines infographies sur la BDES!

Et de nombreux autres conseils et astuces dans la Rh’Letter de Mentor RH!

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