Nous voilà déjà au dernier article de notre série consacrée au « travail à distance. »

Au fil des semaines, nous avons commencé par définir les différentes caractéristiques du travail à distance.

Nous avons ensuite posé les enjeux organisationnels, puis les enjeux enjeux managériaux soulevés par cette nouvelle modalité d’organisation du travail. Nous avons montré l’intérêt de les identifier, mais aussi de les définir précisément dans votre réalité de travail.

L’objectif? Vous permettre de mettre en place ces nouvelles modalités d’organisation du travail de la manière la plus efficace possible.

Ce mois-ci nous allons nous attacher aux enjeux juridiques propres au télétravail, modalité de travail à distance spécifique.

Les ordonnances Macron ont certes assoupli les conditions du recours au télétravail. Elles permettent désormais effectivement au collaborateur de demander le télétravail lorsqu’il existe dans votre’entreprise ! Mais ce « droit » au télétravail nécessite quelques attentions et le respect d’un certain formalisme.

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Projetons-nous un peu. Vous avez déjà bien réfléchi à votre situation, aux demandes de vos collaborateurs, à vos besoins. Vous avez également pris le temps de concerter avec vos collaborateurs, vos managers. Les enjeux logistiques, les enjeux managériaux, les freins ont été identifiés, anticipés! Vous voilà prêt à vous lancer dans le travail à distance! Mais peut être seul le télétravail vous intéresse? Décryptons maintenant les enjeux juridiques propres que vous ne devez pas oublier de prendre ne considération.

Les enjeux juridiques propres au télétravail

Et un petit aparté juridique pour commencer

On commence par quelques références :

• Art. L1222-9 et suivants
• Accord national interprofessionnel étendu du 19 juillet 2005

Et en cadeau, une petite subtilité que je décode pour vous : les dispositions des ordonnances Macron n’ont pas abrogé cet “ANI” (Accord national interprofessionnel). Il est possible d’y déroger, y compris par des clauses moins favorables. Mais cela n’est possible que par accord collectif, dans le cadre de la primauté de la négociation collective de l’article L 2253-3 CT).

Et donc…? Parce qu’il vaut toujours mieux expliciter les évidences : souvenez-vous qu’une charte, n’étant pas un accord collectif, elle ne peut déroger à l’ANI ! 

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Mais revenons à nos moutons : comment mettre en place le télétravail en respectant le cadre juridique? Quel contenu prévoir? Quels principes retenir ? Et comment gérer le télétravailleur ? Voici les principaux enjeux juridiques du télétravail que nous développerons dans les paragraphes à venir.

Accord collectif ou Charte?

Le cadre de la mise en place

Le principe

Le télétravail est donc mis en place par accord collectif ou charte après avis du CSE, compétent au titre des conditions d’emplois des salariés.

A défaut, il est convenu par tout moyen entre l’employeur et son collaborateur. Il peut être ainsi utilisé de manière exceptionnelle dans une structure qui ne l’a pas encore mis en place.

Mais vous l’aurez compris ce n’est pas très conseillé en tout cas de manière globale et durable…

Revenons plus en détail sur qui doit signer un accord collectif et qui peut édicter une Charte!

Le télétravail doit être mis en place par accord collectif (de branche ou d’entreprise). C’est le principe général. Ainsi, si vous ne disposez d’aucun accord de branche sur le sujet, vous devez entamer des négociations avec vos organisations syndicales.

Ce n’est qu’à défaut d’accord collectif ou en l’absence de délégué syndical que vous pouvez mettre en place de télétravail dans le cadre d’une Charte que vous aurez élaborée. Dans ce dernier cas, vous devrez au préalable impérativement consulter votre CSE (ou le CE si le CSE n’est pas encore en place dans votre entreprise).

Checklist du texte encadrant le télétravail

Le contenu

L’accord collectif ou la Charte doivent contenir ou préciser les thématiques suivantes :

–        Conditions de passage au télétravail, notamment lorsqu’il est exceptionnel (pollution, grève…) ;

–        Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail (période d’adaptation, délai de prévenance…) ;

–        Modalités d’acceptation du collaborateur des modalités d’exercice du télétravail (écrites, n’est-ce pas?!) ;

–        Modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;

–        Détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le collaborateur en télétravail.

–        Modalités d’accès des collaborateurs handicapés au télétravail.

Il est également (fortement!) recommandé d’intégrer dans l’accord collectif ou la Charte que le télétravail ne sera possible que si l’installation électrique existante chez votre collaborateur correspond aux normes en vigueur! Une attestation peut notamment lui être demandée en ce sens.

Des télétravailleurs volontaires

Le principe du volontariat

Le télétravail peut être acté lors de l’embauche ou au cours de la relation contractuelle. Dans ce cas, il doit faire l’objet d’un avenant au contrat de travail avec une période d’adaptation.

Concernant le refus pour un salarié de faire du télétravail, il est évident que vous ne pouvez pas vous en saisir comme motif de rupture, mais c’est toujours mieux en le rappelant .

Quant à votre refus à vous en tant qu’employeur, il doit être motivé dès lors que votre collaborateur remplissait les conditions fixées par l’accord collectif ou la charte mettant en place le télétravail.

On peut noter qu’il existe une entorse au principe du volontariat : c’est lorsque le télétravail est « activé » à titre exceptionnel (épidémie, force majeure) pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Le statut du télétravailleur

Ici aussi, c’est une évidence mais cela va toujours mieux en disant. Et je vous engage d’ailleurs à vous aussi l’expliciter dans votre entreprise, autant à destination des managers que des collaborateurs…

Ça permet de poser le cadre, mais aussi de rassurer !

Le télétravailleur a les mêmes droits et les mêmes devoirs que les salariés travaillant dans les locaux de votre entreprise. Vous avez un doute sur l’attitude de l’un de vos collaborateurs manager de télétravailleur ou télétravailleur ? Transposez-là en situation de travail en présentiel dans les bureaux et demandez-vous comment vous auriez réagi et si vous l’auriez accepté !

Des obligations spécifiques pèsent en revanche sur vous en tant qu’employeur :

–         Informer les télétravailleurs sur les restrictions à l’usage d’équipements informatiques ou de services de communication électronique, et les sanctions découlant de leur non-respect ;

–         Organiser un entretien par an avec chaque collaborateur exerçant en télétravail sur ses conditions d’activités et sa charge de travail,

–         Prendre toute mesure nécessaire pour prévenir l’isolement du télétravailleur vis à vis de sa hiérarchie et de ses collègues,

–         Prendre en charge les coûts directs liés à l’exercice du télétravail, en particulier ceux liés aux communications (ANI).

 Enfin, pour rappel, l’ANI exige que les télétravailleurs soient identifiés comme tels dans le registre unique du personnel.

Quelques mots pour conclure cette présentation des enjeux du télétravail…

S’il ne s’est pas encore généralisé en France, il se développe vite et parfois de manière assez peu orthodoxe ! Il est aujourd’hui largement partagé que le télétravail permet de gagner sur plusieurs critères participant à la qualité de vie au travail : moins de temps de transport, plus d’autonomie sur l’organisation du travail, plus de confiance dans la relation manager/collaborateur.

Néanmoins, il ne faut pas non plus en avoir une vision idéalisée. Il existe de nombreux écueils si on n’organise pas sa mise en place et son fonctionnement. Ainsi, alors même que le télétravail s’inscrit souvent dans une démarche de recherche d’amélioration de la qualité de vie au travail et d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, il est aussi parfois pour les entreprises une manière d’accélérer le flex-office (pratique consistant à ne pas donner de bureaux fixes aux salariés) sans prendre en compte la transition et l’accompagnement qu’un tel changement nécessite.

Je prends le risque d’insister un peu!…

Une démarche vertueuse et solide dans le temps consiste à identifier les enjeux, les freins, les attentes, les craintes… propres à votre entreprise et à votre collectif et de concerter sur la manière de le mettre en œuvre : groupe de travail, phase test, période d’adaptation…

Ce sont autant de moyens de garantir la réussite et l’efficacité du dispositif.

 Mettre en place une expérimentation vous permettra d’éprouver tous ces points et de pouvoir ensuite le déployer de la façon la plus optimale au regard de l’organisation de votre entreprise. A l’issue de l’expérimentation, recevez les salariés concernés, ainsi que leurs managers afin qu’ils vous fassent leur retour d’expérience. Vous pourrez ainsi installer le télétravail de manière plus durable en ayant une vision plus précise des effets induits par cette forme d’organisation, positifs comme négatifs.

Quelques bonnes pratiques à envisager

–         Dissocier le travail à distance occasionnel et organisé : ils ne relèvent ni des mêmes enjeux, ni des mêmes règles d’organisation;

–         Limiter le temps de travail à distance dans la semaine pour garantir un temps collectif présentiel minimum, notamment lors de sa mise en place.

–         Organiser régulièrement des réunions avec toute l’équipe et en individuel avec les collaborateurs concernés pour faire le point sur le télétravail.

–         Mettre en place des règles de fonctionnement stimulant la collaboration à distance.

–         Planifier au maximum les jours de télétravail (constitue un repère pour le télétravailleur, le manager, l’équipe et les interlocuteurs d’autres services/prestataires/clients…)

–         Mettre en place un rituel de fin de journée pour formaliser la fin du temps de disponibilité du collaborateur à son manager.

De nombreuses références aux bonnes pratiques existent, n’hésitez pas à y recourir : en vidéo, des guides pratiques avec notamment des grilles pour analyser la « télétravaillabilité » (joli mot n’est-ce pas?) d’un poste, d’auto-analyse de son poste de travail…

Place aux enjeux organisationnels du travail à distance! En effet, dans le cadre d’un premier article, nous avons vu les multiples réalités que pouvaient recouvrir cette modalité d’organisation du travail.

Elle est devenue très prisée des entreprises comme des salariés ; ils y voient en effet un moyen efficace d’améliorer leur qualité de vie. C’est souvent pour la meilleure articulation de leur vie personnelle et de leur vie professionnelle qu’elle permettrait que les entreprises y recourent.

Mais si les avantages du travail à distance sont nombreux, cette organisation du travail soulève des enjeux majeurs qu’il ne faut pas sous-estimer : organisationnels, managériaux, juridiques…

Commençons d’abord par le challenge organisationnel (certains parlerons de casse-tête, mais j’aime être positive ;-)) que peut soulever la mise en place du travail à distance dans votre entreprise!

Des enjeux organisationnels qui nécessitent une réflexion préalable indispensable à la mise en place du travail à distance 

La mise en place du travail à distance au sein d’une entreprise ou d’un service ne doit pas être négligée d’un point de vue organisationnel. Il est ainsi vivement conseillé de prendre le temps d’une réflexion large sur les :

• Conditions de sa mise en place,
• Conditions d’accès,
• Modifications dans les modes de travail qu’il va engendrer. 

Ce temps de réflexion préalable doit être d’abord mené au niveau de la direction. Il est ensuite pertinent de l’étendre à l’ensemble des personnes concernées. 

Ce temps d’anticipation doit enfin permettre de lister les enjeux et questions propres à la structure.

Vous pouvez notamment vous demander :

• Quels sont les objectifs poursuivis avec la mise en place du travail à distance ?

Cette ouverture à une nouvelle manière d’organiser le travail de vos collaborateurs doit d’abord répondre  aux objectifs que vous poursuivez.  Et ce, même si elle répond aussi en parallèle à des demandes ou besoins de vos collaborateurs.

Quels sont vos enjeux?

Qu’avez-vous à y gagner ou à perdre?

• Quelles sont les modalités de travail à distance qui correspondent le mieux à ces objectifs?

L’une des caractéristiques du travail à distance est sa flexibilité! N’hésitez donc pas à garder l’esprit ouvert lors de toute cette phase amont de réflexion.

Il est ainsi bien sûr tout à fait possible d’envisager que les modalités d’application diffèrent en fonction des objectifs ou des services concernés.

• Quels sont les freins que vous pouvez identifier lors de la mise en place du travail distancié?

Il peut s’agir de freins organisationnels, financiers, psychologiques… tant chez les managers que chez vos collaborateurs.

• Si le travail à distance est pertinent pour l’ensemble des services, des métiers de votre entreprise?

Certains postes ou certaines missions ne sont peut être pas compatibles avec le travail à distance.

Cette incompatibilité peut être temporaire ou absolue.

Il est impératif de vous poser la question des critères, des motifs…

• S’il est nécessaire de fixer des critères d’éligibilité au travail distancié (notamment pour répondre à vos objectifs), en termes de :

  • Métiers, missions ou activités?
  • Autonomie?
  • Organisation du travail?
  • Distances entre le domicile et le site de rattachement de vos collaborateurs?
  • …

N’oubliez pas que ce temps d’anticipation doit également vous permettre, en temps et en heures, d’apporter à vos collaborateurs et à vos managers des réponses, un cadre, des conseils pour les premiers temps de mise en place…

Ne sous-estimez pas la mise en place de conditions techniques adaptées !

Un des tout premier pré-requis à la mise en place du travail distancié est bassement matériel : l’existence ou la mise en place préalable de conditions de travail numériques adaptées!

Pour cela, vous aurez besoin de passer par une première phase d’état des lieux et d’identification des besoins en :

• Ordinateurs portables et smartphones, 
• Connexion rapide et stable, 
• Software et logiciels de travail à distance (cloud et intranet pour le partage de documents et d’information, conf call et messageries pour les échanges directs…) 
• …

Vous devrez également repenser la question de la sécurisation informatique des échanges et données, aujourd’hui fondamentale ! Cela veut dire rebalayer ou reposer les règles qui vous permettront de garantir, de la manière la plus adaptée, à votre situation la sécurité informatique de vos données.

Cette première étape va probablement,  avant même toute mise en oeuvre effective, engendrer un coût non négligeable pour les structures les moins avancées en terme de digitalisation et de travail nomade. Il est donc important que ce coût soit évalué au plus tôt. Il faudra aussi, une fois obtenu, le mettre au regard des avantages et économies que pourrait procurer la mise en place du travail à distance.

Les enjeux organisationnels posés par la mise en place du travail à distance

Suivent de près, dans les thématiques à aborder en amont, l’ensemble des aspects organisationnels. En voici quelques exemples :

L’organisation du travail à la maison (logistique, temporelle) :

Comment mon collaborateur délimite-t-il son espace de travail, avec quels moyens ? Quelle organisation de sa journée de travail ? Comment le manager, les collègues et autres interlocuteurs connaissent-ils son rythme de travail, savent comment (quelle structuration des échanges digitaux) et quand le joindre (quand commence-t-il et finit-il sa journée de travail)… ?

La motivation personnelle et collective

Comment garder et nourrir une motivation individuelle des travailleurs à distance et collective au sein de l’équipe ou d’un niveau plus large ? Quels relais pouvez-vous imaginer pour les jours de travail à distance? Quelles actions ou quels réflexes mettre en place les jours de travail en présentiel ?

Le droit à la déconnexion

Un des écueils majeur pour certains du travail à distance est le risque, pour certains collaborateurs, de s’installer dans un rythme de travail anarchique ou encore  empiétant de manière régulière ou systématique sur leur temps personnel. C’est parfois de leur propre initiative ; cela arrive aussi en raison d’une pression plus ou moins visible / consciente du manager. Que pouvez-vous envisager pour prévenir au mieux ces travers du travail à distance ?

Les risques psycho-sociaux / le risque d’isolement

Comment garantir le lien de chaque télétravailleur avec son manager et avec son équipe ? Que pouvez-vous mettre en place pour détecter d’éventuelles difficultés, souffrances chez certains de vos collaborateurs face au changement de l’organisation du travail ?

Faut-il envisager :

• De limiter le nombre de jours de travail à distance possible ?
• D’imposer les jours concernés ?
• D’interdire le travail à distance lors de la période d’essai et en cas de changement de fonctions/d’équipe?
• …

La gestion de l’équipe à distanc

Quelles transformations technologiques et  organisationnelles des modalités de travail seront induites par le travail à distance ? Comment pouvez vous les anticiper et les accompagner ?

Il est bien évident que cette liste est loin d’être exhaustive ! Il est donc fondamental de prendre le temps nécessaire pour évoquer avec vos collaborateurs et managers l’ensemble des questions qui se posent chez vous. 

N’oubliez pas : cette réflexion, si elle doit être menée avec vos managers et collaborateurs concernés par le travail à distance, doit également faire l’objet d’échanges avec ceux qui seront non concernés à titre personnel mais qui travailleront en lien avec des travailleurs à distance !

Dans un prochain article, nous aborderons justement les enjeux managériaux soulevés par le travail à distance.

Le travail à distance a le vent en poupe de nos jours. Partout, on nous vante les mérites du travail à distance, principalement sous la forme du télétravail. Certains aiment également parler de travail distancié.

50% de la population active devrait être concernée par le télétravail d’ici 2020, d’après une étude de Bearing Point !

Et vous? Utilisez-vous le travail distancié de manière exceptionnelle ou systématique? Savez-vous qui l’utilise aujourd’hui? Actuel-Rh a diffusé une belle infographie sur le sujet il y a peu, sur la base d’une analyse de novembre 2019 de la DARES faite sur des données INSEE 2017.

Peut être n’avez-vous pas encore cédé à ce type d’organisation du travail, mais vous commencer à y réfléchir ?

Parfois, ce sont même vos collaborateurs qui peuvent se montrer un peu pressants sur la question!

Vous êtes au bon endroit! Je vous livre ici quelques réflexions et nous verrons dans les prochains articles les enjeux et quelques clés de mise en oeuvre.

Le travail à distance, un choix qui offre de nombreux avantages

Le recours au travail distancié se développe donc à grande vitesse pour ses nombreux avantages!

Il favorise la qualité de vie au travail.

En effet, le travail distancié peut contribuer à améliorer la qualité de vie de vos collaborateurs et notamment l’équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle. Or, c’est aujourd’hui un élément qui redevient central pour de nombreuses personnes à l’heure de chercher un nouveau travail ou d’évaluer la pertinence de rester dans son entreprise.

Il apporte certaines réponses à de grands enjeux sociétaux de notre temps.

Le travail à distance permet notamment de répondre, à son niveau, aux enjeux écologiques actuels. En effet, outre la réduction ou la suppression des temps de transports les jours de travail à distance, il peut participer au désengorgement des routes ou moyens de transport collectif, ainsi qu’à des économies d’énergie.

Par ailleurs, de nombreuses études ont maintenant prouvé qu’une fois adopté, le travail à distance favorisait largement la productivité individuelle et collective. Ici encore sont mis en avant les économies du temps de transport, la moindre fatigue, la plus grande satisfaction des collaborateurs concernés dans l’organisation de leurs temps professionnels et personnels.

Il peut vous permettre de répondre à des problématiques particulières.

Même si ce n’est pas toujours pertinent de systématiser ce traitement des situations particulières, il n’en demeure pas moins parfois nécessaire de les gérer!

Vous pouvez ainsi trouver dans le travail à distance un aménagement de l’organisation du travail d’un ou plusieurs collaborateur compatible avec l’apparition de nouvelles contraintes : déménagement de votre entreprise ou de votre collaborateur…

Ces avantages sont aujourd’hui largement partagés et mis en avant, mais si nous revenons aux fondamentaux, savons-nous bien ce que le travail à distance recouvre comme réalité? On entend parler de télétravail, de travail sur un site distant de l’entreprise, mais aussi de travail sur site distant “extérieur” à l’entreprise (télécentre, espace de coworking…)…! 

Le travail à distance, un choix qui recouvre une réalité multiple

En effet, selon votre situation, vous pouvez avoir besoin ou choisir l’une ou l’autre de ces formes d’organisation du travail. Il est également possible d’en combiner plusieurs d’entres elles. Mais il faut d’abord apprendre à bien les distinguer.

D’une manière générale, il convient de se souvenir que le travail à distance est avant tout un mode d’organisation du travail. En cela, il doit être mis en place selon des règles précises, claires et explicites pour l’ensemble de vos collaborateurs.

Le télétravail

 Le code du travail ne définit qu’une seule de ces formes de travail distancié : le télétravail. Ses caractéristiques principales sont :

•   C’est une forme particulière d’organisation du travail,
•   Il ne concerne que le travail qui aurait pu être exécuté dans des locaux de l’entreprise,
•   Le collaborateur est volontaire,
•   Il travaille hors des locaux de l’entreprise,
•   Il utilise les technologies de l’information et de la communication.

Le travail sur site distant

Le travail sur site distant concerne quand à lui seulement les entreprises basées sur plusieurs sites géographiquement distincts : plusieurs établissements ou bureaux, des réseaux d’agence ou autres.

Il consiste à autoriser vos collaborateurs à venir travailler de manière ponctuelle ou plus systématique sur un site géographiquement plus proche de leur domicile que le site auquel ils sont normalement affectés. 

Avec ce mode d’organisation du travail, votre collaborateur continue de travailler dans vos locaux ; il est par ailleurs toujours intégré à un collectif de travail propre à votre entreprise.

Les tiers lieux

Enfin, le travail sur un site distant “extérieur” à votre entreprise consiste à autoriser vos collaborateurs à travailler dans des locaux qui ne vous appartiennent pas. On appelle ces sites externes des “tiers-lieux.” Le plus souvent cette autorisation est donnée de manière ponctuelle ou pour un nombre de jours peu important dans la semaine. Vous pouvez également déterminer en amont les lieux dans lesquels ce travail distant extérieur peut être effectué :

• Dans un espace de coworking : le coworking est un espace privatif dans lequel le partage de bureaux est organisé. Le plus souvent, ces bureaux sont occupés par des freelances, des indépendants… La location de bureau peut se faire de manière ponctuelle ou permanente.
• Dans un centre d’affaires :
• Dans un espace de location de bureaux
• …

Dans tous les cas, instaurer le travail distancié dans votre entreprise ne peut pas s’improviser.  En effet, le mettre en place sur des définitions et des règles claires et précises permet de limiter les malentendus et sources de frustration, tant chez vos collaborateurs que pour vos managers! Et ce n’est pas seulement une question d’obligations juridiques…

Tout cela va nous amener à aborder dans un prochain articles les multiples enjeux soulevés par le travail à distance. Nous verrons les enjeux majeurs que sont les questions d’organisation et de management, avant d’aborder de manière plus spécifique les enjeux juridiques du télétravail.