Les enjeux organisationnels du travail à distance

Les enjeux du travail à distance (1) : un challenge organisationnel !

Place aux enjeux organisationnels du travail à distance! En effet, dans le cadre d’un premier article, nous avons vu les multiples réalités que pouvaient recouvrir cette modalité d’organisation du travail.

Elle est devenue très prisée des entreprises comme des salariés ; ils y voient en effet un moyen efficace d’améliorer leur qualité de vie. C’est souvent pour la meilleure articulation de leur vie personnelle et de leur vie professionnelle qu’elle permettrait que les entreprises y recourent.

Mais si les avantages du travail à distance sont nombreux, cette organisation du travail soulève des enjeux majeurs qu’il ne faut pas sous-estimer : organisationnels, managériaux, juridiques…

 

Commençons d’abord par le challenge organisationnel (certains parlerons de casse-tête, mais j’aime être positive ;-)) que peut soulever la mise en place du travail à distance dans votre entreprise!

 

Des enjeux organisationnels qui nécessitent une réflexion préalable indispensable à la mise en place du travail à distance 

 

La mise en place du travail à distance au sein d’une entreprise ou d’un service ne doit pas être négligée d’un point de vue organisationnel. Il est ainsi vivement conseillé de prendre le temps d’une réflexion large sur les :

  • Conditions de sa mise en place,
  • Conditions d’accès,
  • Modifications dans les modes de travail qu’il va engendrer. 

Ce temps de réflexion préalable doit être d’abord mené au niveau de la direction. Il est ensuite pertinent de l’étendre à l’ensemble des personnes concernées. 

Ce temps d’anticipation doit enfin permettre de lister les enjeux et questions propres à la structure.

 

Vous pouvez notamment vous demander :

  • Quels sont les objectifs poursuivis avec la mise en place du travail à distance ?

Cette ouverture à une nouvelle manière d’organiser le travail de vos collaborateurs doit d’abord répondre  aux objectifs que vous poursuivez.  Et ce, même si elle répond aussi en parallèle à des demandes ou besoins de vos collaborateurs.

Quels sont vos enjeux?

Qu’avez-vous à y gagner ou à perdre?

  • Quelles sont les modalités de travail à distance qui correspondent le mieux à ces objectifs?

L’une des caractéristiques du travail à distance est sa flexibilité! N’hésitez donc pas à garder l’esprit ouvert lors de toute cette phase amont de réflexion.

Il est ainsi bien sûr tout à fait possible d’envisager que les modalités d’application diffèrent en fonction des objectifs ou des services concernés.

  • Quels sont les freins que vous pouvez identifier lors de la mise en place du travail distancié?

Il peut s’agir de freins organisationnels, financiers, psychologiques… tant chez les managers que chez vos collaborateurs.

  • Si le travail à distance est pertinent pour l’ensemble des services, des métiers de votre entreprise?

Certains postes ou certaines missions ne sont peut être pas compatibles avec le travail à distance.

Cette incompatibilité peut être temporaire ou absolue.

Il est impératif de vous poser la question des critères, des motifs…

  • S’il est nécessaire de fixer des critères d’éligibilité au travail distancié (notamment pour répondre à vos objectifs), en termes de :

    • Métiers, missions ou activités?
    • Autonomie?
    • Organisation du travail?
    • Distances entre le domicile et le site de rattachement de vos collaborateurs?

 

N’oubliez pas que ce temps d’anticipation doit également vous permettre, en temps et en heures, d’apporter à vos collaborateurs et à vos managers des réponses, un cadre, des conseils pour les premiers temps de mise en place…

 

Ne sous-estimez pas la mise en place de conditions techniques adaptées !

 

Un des tout premier pré-requis à la mise en place du travail distancié est bassement matériel : l’existence ou la mise en place préalable de conditions de travail numériques adaptées!

Pour cela, vous aurez besoin de passer par une première phase d’état des lieux et d’identification des besoins en :

  • Ordinateurs portables et smartphones, 
  • Connexion rapide et stable, 
  • Software et logiciels de travail à distance (cloud et intranet pour le partage de documents et d’information, conf call et messageries pour les échanges directs…) 

 

Vous devrez également repenser la question de la sécurisation informatique des échanges et données, aujourd’hui fondamentale ! Cela veut dire rebalayer ou reposer les règles qui vous permettront de garantir, de la manière la plus adaptée, à votre situation la sécurité informatique de vos données.

 

Cette première étape va probablement,  avant même toute mise en oeuvre effective, engendrer un coût non négligeable pour les structures les moins avancées en terme de digitalisation et de travail nomade. Il est donc important que ce coût soit évalué au plus tôt. Il faudra aussi, une fois obtenu, le mettre au regard des avantages et économies que pourrait procurer la mise en place du travail à distance.

 

Les enjeux organisationnels posés par la mise en place du travail à distance :

 

Suivent de près, dans les thématiques à aborder en amont, l’ensemble des aspects organisationnels. En voici quelques exemples :

L’organisation du travail à la maison (logistique, temporelle) :

Comment mon collaborateur délimite-t-il son espace de travail, avec quels moyens ? Quelle organisation de sa journée de travail ? Comment le manager, les collègues et autres interlocuteurs connaissent-ils son rythme de travail, savent comment (quelle structuration des échanges digitaux) et quand le joindre (quand commence-t-il et finit-il sa journée de travail)… ?

La motivation personnelle et collective :

Comment garder et nourrir une motivation individuelle des travailleurs à distance et collective au sein de l’équipe ou d’un niveau plus large ? Quels relais pouvez-vous imaginer pour les jours de travail à distance? Quelles actions ou quels réflexes mettre en place les jours de travail en présentiel ?

Le droit à la déconnexion :

Un des écueils majeur pour certains du travail à distance est le risque, pour certains collaborateurs, de s’installer dans un rythme de travail anarchique ou encore  empiétant de manière régulière ou systématique sur leur temps personnel. C’est parfois de leur propre initiative ; cela arrive aussi en raison d’une pression plus ou moins visible / consciente du manager. Que pouvez-vous envisager pour prévenir au mieux ces travers du travail à distance ?

Les risques psycho-sociaux / le risque d’isolement :

Comment garantir le lien de chaque télétravailleur avec son manager et avec son équipe ? Que pouvez-vous mettre en place pour détecter d’éventuelles difficultés, souffrances chez certains de vos collaborateurs face au changement de l’organisation du travail ?

Faut-il envisager :

  • De limiter le nombre de jours de travail à distance possible ?
  • D’imposer les jours concernés ?
  • D’interdire le travail à distance lors de la période d’essai et en cas de changement de fonctions/d’équipe?

 

La gestion de l’équipe à distance :

Quelles transformations technologiques et  organisationnelles des modalités de travail seront induites par le travail à distance ? Comment pouvez vous les anticiper et les accompagner ?

 

Il est bien évident que cette liste est loin d’être exhaustive ! Il est donc fondamental de prendre le temps nécessaire pour évoquer avec vos collaborateurs et managers l’ensemble des questions qui se posent chez vous. 

N’oubliez pas : cette réflexion, si elle doit être menée avec vos managers et collaborateurs concernés par le travail à distance, doit également faire l’objet d’échanges avec ceux qui seront non concernés à titre personnel mais qui travailleront en lien avec des travailleurs à distance !

Soyez informés des prochains articles sur le travail à distance!

Et pleins d’autres conseils et astuces RH dans la RH’Letter de Mentor RH

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