Clés d'un onboarding réussi en entreprise

Les clés d’un onboarding réussi en entreprise

 

Ou comment mieux anticiper les différents leviers de l’intégration de vos nouveaux collaborateurs. La thématique de “l’onboarding” ou “embarquement” des nouveaux collaborateurs est à la mode. Et comme souvent, on vous enjoint, à travers de longs développements, à tout réinventer, à briller par votre innovation, votre originalité pour mieux accueillir vos nouvelles recrues. Alors moi, je vous propose une autre manière d’aborder cette thématique : revenir aux fondamentaux, aux choses simples mais efficaces. Je vous livre ici les clés essentielles d’un onboarding réussi en entreprise. Mon objectif : faire de cette étape d’intégration une valeur sûre du développement et de la pérennité de votre collectif de travail.

 

Clés de l'onboarding en entreprise

 

Pour ceux qui voudraient savoir de quoi il retourne exactement, je vais développer les clés suivantes pour réussir votre onbaording :

✨ Clé N°1 : Comprendre les enjeux d’une bonne intégration pour votre entreprise

✨ Clé N°2 : S’équiper des 3 outils indispensables à un onboarding de qualité

✨ Clé N°3 : Respecter toutes les étapes de l’onboarding

✨ Clé Bonus : Quelques idées simples et originales pour intégrer vos collaborateurs (à venir)

 

Et pour ceux qui préfèrent les infos visuelles, retrouvez mon infographie sur l’onboarding juste ici!

 

Commençons par la première clé qui est de bien comprendre les enjeux d’une bonne intégration pour votre entreprise.

 

Les 4️⃣  enjeux de l’onboarding en entreprise

Comprendre les enjeux de l’onboarding permet en effet d’évoluer vers un onboarding efficace et réussi plus rapidement 😉

  1. Rentabiliser votre recrutement

Et oui, on va commencer par des considérations que certains pourraient considérer comme bassement financières! Et pourtant… Ne vous y trompez pas, un processus de recrutement coûte cher! Et le rater encore plus! Les différentes enquêtes réalisées l’estiment à pas moins de 50 000€. Il faut en effet compter le temps passé au recrutement, la perte de productivité sur le poste laissé vacant ou en attente de création, les frais liés aux intervenants extérieurs dans le process… Bref, un recrutement ça ne s’improvise pas! Et ce n’est pas ma partenaire de l’Equilibriste du Recrutement qui me contredira! N’est-ce pas Elodie ? Donc si ça vous demande un investissement, comme dans tout autre demande, il est bon d’étudier comment le rentabiliser.

 

2. Intégrer rapidement et complètement votre collaborateur

Dans la continuité du premier enjeu de rentabilisation du recrutement, vous avez également besoin que votre nouveau collaborateur trouve ses marques au plus vite : dans l’entreprise, dans son équipe, avec vos clients, partenaires, fournisseurs… Anticiper la manière dont il pourrait s’intégrer plus facilement, les difficultés qu’il pourrait rencontrer et comment les contourner lui fera gagner du temps. Vous pourrez alors apprécier plus vite son adéquation avec votre entreprise, ses valeurs, ses modes de travail…

 

  3. S’assurer d’une mise en oeuvre optimale de ses compétences

On ne va pas se mentir, la période d’intégration coïncide pour une grande partie (mais pas que! et si vous voulez savoir pourquoi : rendez-vous ici!) avec la période d’essai, et donc d’appréciation des compétences de votre nouvelle recrue. Vous avez donc grand intérêt à ce qu’elle se sente suffisamment à l’aise dans son nouvel univers professionnel pour y mettre en oeuvre l’ensemble de ses compétences, et pour développer les compétences qui sont attendues. Et comme j’aime à la dire sur ce sujet de la période d’essai :

“Quand il y a un doute, il n’y a pas de doute!’

Vous voulez en savoir plus sur ce que j’entends par-là ? C’est un peu plus bas 😉! Sinon, un message par ici  et on en parle volontiers!

 

4. Valider les premiers jalons de la fidélisation de votre nouvelle recrue

Enfin, un des objectifs majeurs de la période d’intégration, c’est de poser la première pierre de la fidélisation de votre collaborateur. Les quelques chiffres ci-dessous révèlent en effet de manière incontestable que cette fidélisation ne se fait pas toute seule, et que finalement, les salariés se décident très vite sur leur avenir dans une entreprise!

 

Clé n°1 : comprendre les enjeux onboarding pour l'entreprise

 

Et perdre un collaborateur la première année de son embauche vous coûtera au minimum 3 fois le montant de son salaire annuel… Il faut en effet compter tout le temps “perdu” (puisqu’il est parti) à le former, à son adaptation à son poste, à son intégration, les frais engagés pour son recrutement et pour recruter son remplaçant. A nouveau, cela vous coûtera tout le temps de ce processus.

Pour mettre en place un onboarding de qualité, la seconde clé c’est justement d’investir un peu de temps et surtout de mettre en place un process simple et efficace. Je vous propose de découvrir maintenant les outils qui me semblent indispensable pour atteindre cet objectif. 100% efficaces et accessibles à tous promis!

Les 3️⃣ outils indispensable à un onboarding de qualité pour votre entreprise

          1. Une liste des tâches à faire pour mener à bien son onboarding avec son responsable

Si la liste représente le premier outil indispensable, son élaboration va nécessité un peu de brainstorming et de réflexion dans vos équipes! Montez un petit groupe de collaborateurs motivés, sollicitez vos dernières recrues et consacrez une heure ou deux à ce sujet : vous ne serez pas déçu! La réflexion collective, la motivation et les retours d’expérience vous permettrons de balayer l’ensemble des points qui sont importants dans votre entreprise pour mieux intégrer un nouveau collaborateur.

Pour plus d’efficacité, je vous recommande d’ailleurs de segmenter votre réflexion par thématique. Par exemple, la logistique, les aspects administratifs et réglementaires, les informations indispensables à transmettre, l’intégration à l’équipe et la convivialité. Vous pouvez aussi aborder chaque thématique par ordre chronologique pour ne rien oublier! Et si vous avez besoin d’un coup de main pour mener cette réflexion et structurer votre processus d’intégration, n’hésitez pas à me solliciter!

 

          2. Un rétro planning

Soyons honnêtes… qui n’a jamais été confronté à un premier jour en entreprise où (au choix!): le bureau n’était pas libre, l’ordinateur pas connecté à l’imprimante ou au réseau de l’entreprise, la carte de cantine pas prête… ? Ces anecdotes sont nombreuses et courantes. Quelle image désastreuse de l’entreprise concernée elles véhiculent! Rendez-vous compte : combien de fois un nouveau collaborateur va-t-il raconter sa première journée ou semaine chez vous ? A sa famille, à ses amis, à ses anciens collègues… qui sauront tous vous identifier! Alors oui, la qualité de l’intégration d’un nouvel embauché participe d’une bonne marque employeur ! Et pour en savoir plus sur vos enjeux d’entreprise, je vous invite à relire mon article sur les enjeux de la marque employeur pour une entreprise 😉!

Donc on se retrousse les manches, et on bâtit son rétro planning : rien de bien excitant à faire, mais tant d’énergie gagnée par la suite ! Et surtout la garantie que toutes les étapes de l’intégration préparée se déroulent bien en temps et en heure pour une “expérience collaborateur” optimale! Attention, on n’oublie pas non plus les règles d’or d’un bon rétro planning :

  • On prend une marge de sécurité dans les délais,
  • On optimise le travail de chaque personne qui devra préparer l’arrivée d’un collaborateur,
  • Et si on est à l’aise avec les outils informatiques, on choisit un outil qui nous permet de notifier les personnes, mettre des deadlines, noter l’avancement des opérations… De mon côté, j’aime bien utiliser Trello pour ce genre de besoin!

 

          3. Des kits préparés à l’avance

Il y a tout un tas d’informations que vous devez remettre de manière identique à tous vos nouveaux collaborateurs. Alors plutôt que de réinventer l’eau chaude à chaque fois, préparez d’abord une bonne fois pour toute la liste des choses importantes à lui transmettre (cf. point n°1). Identifiez ensuite de quelle manière c’est le plus pertinent de le faire : est-ce que la transmission de l’information peut-être dématérialisée ? Est-ce que la remise d’un document papier est nécessaire ? Pouvons-nous créer un espace dédié sur l’intranet ? Ou sur le réseau de l’entreprise ? Comment transmettre tout cela de la manière la plus pertinente, agréable, voire ludique possible ?

Il est fondamental que cette phase d’optimisation de votre processus d’onboarding soit en totale cohérence avec votre mission, vos valeurs, votre politique RSE si vous en avez formalisé une… Pour le dire autrement, les messages directs et indirects que vous faites passez à travers ces kits, et leur contenu, doivent être en accord avec ce que vous affichez par ailleurs : dans vos discours institutionnels, dans vos communications externes…

D’ailleurs, ceci est vrai à toutes les étapes de l’intégration : c’est pourquoi, c’est justement la clé n°3 pour un onboarding réussi dans votre entreprise!

 

Les 3️⃣ étapes de l’onboarding à respecter 

         1. Le pré-boarding ou la phase amont de l’intégration

La première étape à respecter, pour un onboarding réussi en entreprise, c’est de commencer l’intégration dès le jour où vous avez confirmé son recrutement à votre candidat sélectionné. Et d’anticiper cette phase amont qui dure jusqu’à son premier jour dans votre entreprise.

Il y a d’ailleurs souvent tout à faire… Malheureusement cette période se traduit dans de nombreux cas par… un flou artistique absolu, à un silence radio gênant et inquiétant pour votre nouveau collaborateur. Mettez-vous à sa place : tout à sa joie d’être retenu, il est en attente d’informations, d’éclairages sur sa future entreprise. Il a besoin que vous le rassuriez sur le fait qu’il ait fait le bon choix. En réalité, il a (déjà) besoin d’être accueilli, intégré, fidélisé!

Et là… rien…

Alors d’abord, cette étape doit se caractériser par de la fluidité, de la facilité et de la transparence. Et cela passe par le sujet numéro 1 à régler à ce moment là : tous les aspects administratifs et juridiques. Mettez-vous à sa place en montant vos process, anticipez ses besoins, ses souhaits… Prémachez le travail et informez le précisément de ce dont vous avez besoin, pour quand, et par quel moyen vous le remettre.

C’est ensuite le moment d’anticiper les enjeux logistiques de son arrivée chez vous.

 

Montrez lui (mais vraiment, concrètement!) que son arrivée se prépare, que vous l’attendez.

  • Son bureau est prêt ? Dites-le lui. Mieux : montrez-lui!
  • Son ordinateur est configuré ? Avez-vous pensé à lui demander ses préférences ?
  • Les rencontres essentielles à mener la première semaine sont fixées dans son agenda et celui de ses interlocuteurs ? Transmettez-lui le programme de sa première journée et de sa première semaine.
  • Il y a quelques formalités à faire à son arrivée : prévenez-le, donnez-lui la liste des documents à apporter ou qu’il aura à signer, indiquez lui précisément qui il devra aller voir et où cette personne peut être trouvée.

 

         2. L’intégration

La seconde phase de l’onboarding est la plus connue. Souvent, les entreprises se limitent à elle d’ailleurs! Elle commence donc le jour où votre nouvelle recrue arrive. Sa date de fin fluctue beaucoup selon les entreprises, selon l’intérêt qu’elles portent à cet enjeu d’intégration :

  • 1ère journée,
  • Première semaine,
  • 1 mois,
  • 3 mois,
  • Durée de la période d’essai

Pour ma part, j’encourage les dirigeants d’entreprise à considérer qu’elle dure au minimum jusqu’à la fin de la période d’essai. Car comme son nom l’indique, il y a un avant/après : avant, vous ou votre collaborateur pouvez mettre fin à la relation du de travail sans trop de conséquences. Même si au bout de 7 mois, pour un cadre, disons-le, c’est beaucoup de temps, d’énergie et d’argent de perdu!!

 

Pendant cette phase d’intégration (et d’essai mutuel), vous devez tout faire pour “valider” beaucoup de choses, et notamment :

✨ Les compétences (techniques, sociales), ou la montée en compétences attendue,

✨ Son adéquation aux valeurs, à la culture de votre entreprise,

✨ La manière dont il s’est approprié vos process, vos méthodes de travail,

✨ Son intégration à l’équipe,

✨ Et bien d’autres choses encore…

Il est d’ailleurs intéressant de poser en amont vos critères de “validation” de cette phase d’intégration. Et pas seulement du point de vue des compétences attendues! Les entreprises sont souvent frileuses à s’avouer que leur nouveau collaborateur montre trop de limites ou trop de points d’inadéquation avec ce qu’elles attendent. Résultat ? Un collaborateur qui s’essouffle dans un environnement professionnel qui ne lui convient pas, un désengagement qui se marque de plus en plus, une entreprise qui s’agace et devient de plus en plus exigeante… Et peu de solutions vraiment satisfaisante à mettre en place pour les deux parties, sauf à terminer la relation professionnelle. Mais à quelle coût ? Humain, financier, en temps, en énergie… ?

 

         3. L’onboarding permanent par une attention à l’expérience collaborateur

Alors oui, je fais partie des personnes qui considèrent que l’intégration d’un collaborateur ne se termine pas du jour au lendemain! Elle se poursuit sous une autre forme plus large qu’on pourrait appeler “l’expérience candidat.” Je ne vais rien vous apprendre en vous disant que la motivation et l’engagement se nourrissent au quotidien. Il vous faut donc travailler sur les leviers qui permettent de les maintenir dans le temps chez vos collaborateurs. Quelques pistes : la formation continue, le développement des compétences, la reconnaissance, le sens au travail, redonner du sens, favoriser la collaboration, la co-construction, ou encore la coresponsabilité!… Ce sont autant de leviers qui peuvent permettre à vos collaborateurs de continuer à s’épanouir chez vous.

 

* * * * * * *

 

Pour terminer cet article, je souhaite souligner les enjeux d’amélioration continue induits par un process d’intégration. Les enjeux de l’intégration évoluent, sont divers en fonction des collectifs de travail, des générations… Il est donc fondamental d’interroger la qualité de votre processus d’onboarding : en autoquestionnement, en demande de feedback à vos nouveaux collaborateurs (à chaud et à froid)…

Et pour continuer de nourrir votre réflexion autour de la mise en place ou de l’amélioration de votre processus d’onboarding je vous propose d’aller faire un tour ici👇

 

Annie FRENOT, photographe d'entreprise

Annie FRENOT, photographe au service de l’entreprise

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