Le travail à distance (2) : Les enjeux managériaux

Place aux enjeux organisationnels du travail à distance! En effet, dans le cadre d’un premier article, nous avons vu les multiples réalités que pouvaient recouvrir cette modalité d’organisation du travail.

Elle est devenue très prisée des entreprises comme des salariés ; ils y voient en effet un moyen efficace d’améliorer leur qualité de vie. C’est souvent pour la meilleure articulation de leur vie personnelle et de leur vie professionnelle qu’elle permettrait que les entreprises y recourent.

Mais si les avantages du travail à distance sont nombreux, cette organisation du travail soulève des enjeux majeurs qu’il ne faut pas sous-estimer : organisationnels, managériaux, juridiques…

Commençons d’abord par le challenge organisationnel (certains parlerons de casse-tête, mais j’aime être positive ;-)) que peut soulever la mise en place du travail à distance dans votre entreprise!

Des enjeux organisationnels qui nécessitent une réflexion préalable indispensable à la mise en place du travail à distance 

La mise en place du travail à distance au sein d’une entreprise ou d’un service ne doit pas être négligée d’un point de vue organisationnel. Il est ainsi vivement conseillé de prendre le temps d’une réflexion large sur les :

• Conditions de sa mise en place,
• Conditions d’accès,
• Modifications dans les modes de travail qu’il va engendrer. 

Ce temps de réflexion préalable doit être d’abord mené au niveau de la direction. Il est ensuite pertinent de l’étendre à l’ensemble des personnes concernées. 

Ce temps d’anticipation doit enfin permettre de lister les enjeux et questions propres à la structure.

Vous pouvez notamment vous demander :

• Quels sont les objectifs poursuivis avec la mise en place du travail à distance ?

Cette ouverture à une nouvelle manière d’organiser le travail de vos collaborateurs doit d’abord répondre  aux objectifs que vous poursuivez.  Et ce, même si elle répond aussi en parallèle à des demandes ou besoins de vos collaborateurs.

Quels sont vos enjeux?

Qu’avez-vous à y gagner ou à perdre?

• Quelles sont les modalités de travail à distance qui correspondent le mieux à ces objectifs?

L’une des caractéristiques du travail à distance est sa flexibilité! N’hésitez donc pas à garder l’esprit ouvert lors de toute cette phase amont de réflexion.

Il est ainsi bien sûr tout à fait possible d’envisager que les modalités d’application diffèrent en fonction des objectifs ou des services concernés.

• Quels sont les freins que vous pouvez identifier lors de la mise en place du travail distancié?

Il peut s’agir de freins organisationnels, financiers, psychologiques… tant chez les managers que chez vos collaborateurs.

• Si le travail à distance est pertinent pour l’ensemble des services, des métiers de votre entreprise?

Certains postes ou certaines missions ne sont peut être pas compatibles avec le travail à distance.

Cette incompatibilité peut être temporaire ou absolue.

Il est impératif de vous poser la question des critères, des motifs…

• S’il est nécessaire de fixer des critères d’éligibilité au travail distancié (notamment pour répondre à vos objectifs), en termes de :

  • Métiers, missions ou activités?
  • Autonomie?
  • Organisation du travail?
  • Distances entre le domicile et le site de rattachement de vos collaborateurs?
  • …

N’oubliez pas que ce temps d’anticipation doit également vous permettre, en temps et en heures, d’apporter à vos collaborateurs et à vos managers des réponses, un cadre, des conseils pour les premiers temps de mise en place…

Ne sous-estimez pas la mise en place de conditions techniques adaptées !

Un des tout premier pré-requis à la mise en place du travail distancié est bassement matériel : l’existence ou la mise en place préalable de conditions de travail numériques adaptées!

Pour cela, vous aurez besoin de passer par une première phase d’état des lieux et d’identification des besoins en :

• Ordinateurs portables et smartphones, 
• Connexion rapide et stable, 
• Software et logiciels de travail à distance (cloud et intranet pour le partage de documents et d’information, conf call et messageries pour les échanges directs…) 
• …

Vous devrez également repenser la question de la sécurisation informatique des échanges et données, aujourd’hui fondamentale ! Cela veut dire rebalayer ou reposer les règles qui vous permettront de garantir, de la manière la plus adaptée, à votre situation la sécurité informatique de vos données.

Cette première étape va probablement,  avant même toute mise en oeuvre effective, engendrer un coût non négligeable pour les structures les moins avancées en terme de digitalisation et de travail nomade. Il est donc important que ce coût soit évalué au plus tôt. Il faudra aussi, une fois obtenu, le mettre au regard des avantages et économies que pourrait procurer la mise en place du travail à distance.

Les enjeux organisationnels posés par la mise en place du travail à distance

Suivent de près, dans les thématiques à aborder en amont, l’ensemble des aspects organisationnels. En voici quelques exemples :

L’organisation du travail à la maison (logistique, temporelle) :

Comment mon collaborateur délimite-t-il son espace de travail, avec quels moyens ? Quelle organisation de sa journée de travail ? Comment le manager, les collègues et autres interlocuteurs connaissent-ils son rythme de travail, savent comment (quelle structuration des échanges digitaux) et quand le joindre (quand commence-t-il et finit-il sa journée de travail)… ?

La motivation personnelle et collective

Comment garder et nourrir une motivation individuelle des travailleurs à distance et collective au sein de l’équipe ou d’un niveau plus large ? Quels relais pouvez-vous imaginer pour les jours de travail à distance? Quelles actions ou quels réflexes mettre en place les jours de travail en présentiel ?

Le droit à la déconnexion

Un des écueils majeur pour certains du travail à distance est le risque, pour certains collaborateurs, de s’installer dans un rythme de travail anarchique ou encore  empiétant de manière régulière ou systématique sur leur temps personnel. C’est parfois de leur propre initiative ; cela arrive aussi en raison d’une pression plus ou moins visible / consciente du manager. Que pouvez-vous envisager pour prévenir au mieux ces travers du travail à distance ?

Les risques psycho-sociaux / le risque d’isolement

Comment garantir le lien de chaque télétravailleur avec son manager et avec son équipe ? Que pouvez-vous mettre en place pour détecter d’éventuelles difficultés, souffrances chez certains de vos collaborateurs face au changement de l’organisation du travail ?

Faut-il envisager :

• De limiter le nombre de jours de travail à distance possible ?
• D’imposer les jours concernés ?
• D’interdire le travail à distance lors de la période d’essai et en cas de changement de fonctions/d’équipe?
• …

La gestion de l’équipe à distanc

Quelles transformations technologiques et  organisationnelles des modalités de travail seront induites par le travail à distance ? Comment pouvez vous les anticiper et les accompagner ?

Il est bien évident que cette liste est loin d’être exhaustive ! Il est donc fondamental de prendre le temps nécessaire pour évoquer avec vos collaborateurs et managers l’ensemble des questions qui se posent chez vous. 

N’oubliez pas : cette réflexion, si elle doit être menée avec vos managers et collaborateurs concernés par le travail à distance, doit également faire l’objet d’échanges avec ceux qui seront non concernés à titre personnel mais qui travailleront en lien avec des travailleurs à distance !

Dans un prochain article, nous aborderons justement les enjeux managériaux soulevés par le travail à distance.

Le travail à distance a le vent en poupe de nos jours. Partout, on nous vante les mérites du travail à distance, principalement sous la forme du télétravail. Certains aiment également parler de travail distancié.

50% de la population active devrait être concernée par le télétravail d’ici 2020, d’après une étude de Bearing Point !

Et vous? Utilisez-vous le travail distancié de manière exceptionnelle ou systématique? Savez-vous qui l’utilise aujourd’hui? Actuel-Rh a diffusé une belle infographie sur le sujet il y a peu, sur la base d’une analyse de novembre 2019 de la DARES faite sur des données INSEE 2017.

Peut être n’avez-vous pas encore cédé à ce type d’organisation du travail, mais vous commencer à y réfléchir ?

Parfois, ce sont même vos collaborateurs qui peuvent se montrer un peu pressants sur la question!

Vous êtes au bon endroit! Je vous livre ici quelques réflexions et nous verrons dans les prochains articles les enjeux et quelques clés de mise en oeuvre.

Le travail à distance, un choix qui offre de nombreux avantages

Le recours au travail distancié se développe donc à grande vitesse pour ses nombreux avantages!

Il favorise la qualité de vie au travail.

En effet, le travail distancié peut contribuer à améliorer la qualité de vie de vos collaborateurs et notamment l’équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle. Or, c’est aujourd’hui un élément qui redevient central pour de nombreuses personnes à l’heure de chercher un nouveau travail ou d’évaluer la pertinence de rester dans son entreprise.

Il apporte certaines réponses à de grands enjeux sociétaux de notre temps.

Le travail à distance permet notamment de répondre, à son niveau, aux enjeux écologiques actuels. En effet, outre la réduction ou la suppression des temps de transports les jours de travail à distance, il peut participer au désengorgement des routes ou moyens de transport collectif, ainsi qu’à des économies d’énergie.

Par ailleurs, de nombreuses études ont maintenant prouvé qu’une fois adopté, le travail à distance favorisait largement la productivité individuelle et collective. Ici encore sont mis en avant les économies du temps de transport, la moindre fatigue, la plus grande satisfaction des collaborateurs concernés dans l’organisation de leurs temps professionnels et personnels.

Il peut vous permettre de répondre à des problématiques particulières.

Même si ce n’est pas toujours pertinent de systématiser ce traitement des situations particulières, il n’en demeure pas moins parfois nécessaire de les gérer!

Vous pouvez ainsi trouver dans le travail à distance un aménagement de l’organisation du travail d’un ou plusieurs collaborateur compatible avec l’apparition de nouvelles contraintes : déménagement de votre entreprise ou de votre collaborateur…

Ces avantages sont aujourd’hui largement partagés et mis en avant, mais si nous revenons aux fondamentaux, savons-nous bien ce que le travail à distance recouvre comme réalité? On entend parler de télétravail, de travail sur un site distant de l’entreprise, mais aussi de travail sur site distant “extérieur” à l’entreprise (télécentre, espace de coworking…)…! 

Le travail à distance, un choix qui recouvre une réalité multiple

En effet, selon votre situation, vous pouvez avoir besoin ou choisir l’une ou l’autre de ces formes d’organisation du travail. Il est également possible d’en combiner plusieurs d’entres elles. Mais il faut d’abord apprendre à bien les distinguer.

D’une manière générale, il convient de se souvenir que le travail à distance est avant tout un mode d’organisation du travail. En cela, il doit être mis en place selon des règles précises, claires et explicites pour l’ensemble de vos collaborateurs.

Le télétravail

 Le code du travail ne définit qu’une seule de ces formes de travail distancié : le télétravail. Ses caractéristiques principales sont :

•   C’est une forme particulière d’organisation du travail,
•   Il ne concerne que le travail qui aurait pu être exécuté dans des locaux de l’entreprise,
•   Le collaborateur est volontaire,
•   Il travaille hors des locaux de l’entreprise,
•   Il utilise les technologies de l’information et de la communication.

Le travail sur site distant

Le travail sur site distant concerne quand à lui seulement les entreprises basées sur plusieurs sites géographiquement distincts : plusieurs établissements ou bureaux, des réseaux d’agence ou autres.

Il consiste à autoriser vos collaborateurs à venir travailler de manière ponctuelle ou plus systématique sur un site géographiquement plus proche de leur domicile que le site auquel ils sont normalement affectés. 

Avec ce mode d’organisation du travail, votre collaborateur continue de travailler dans vos locaux ; il est par ailleurs toujours intégré à un collectif de travail propre à votre entreprise.

Les tiers lieux

Enfin, le travail sur un site distant “extérieur” à votre entreprise consiste à autoriser vos collaborateurs à travailler dans des locaux qui ne vous appartiennent pas. On appelle ces sites externes des “tiers-lieux.” Le plus souvent cette autorisation est donnée de manière ponctuelle ou pour un nombre de jours peu important dans la semaine. Vous pouvez également déterminer en amont les lieux dans lesquels ce travail distant extérieur peut être effectué :

• Dans un espace de coworking : le coworking est un espace privatif dans lequel le partage de bureaux est organisé. Le plus souvent, ces bureaux sont occupés par des freelances, des indépendants… La location de bureau peut se faire de manière ponctuelle ou permanente.
• Dans un centre d’affaires :
• Dans un espace de location de bureaux
• …

Dans tous les cas, instaurer le travail distancié dans votre entreprise ne peut pas s’improviser.  En effet, le mettre en place sur des définitions et des règles claires et précises permet de limiter les malentendus et sources de frustration, tant chez vos collaborateurs que pour vos managers! Et ce n’est pas seulement une question d’obligations juridiques…

Tout cela va nous amener à aborder dans un prochain articles les multiples enjeux soulevés par le travail à distance. Nous verrons les enjeux majeurs que sont les questions d’organisation et de management, avant d’aborder de manière plus spécifique les enjeux juridiques du télétravail.