MEMENTO des mesures RH exceptionnelles pour gérer la crise du Covid-19

Date de mise à jour : juin 2021

SIGNALE Cet article constitue un véritable mémento des mesures rh exceptionnelles pouvant être mises en oeuvre pour gérer la crise sanitaire. Elles ont vocation à être le plus précises possibles et à répondre à vos interrogations les plus courantes.

Je les modifie au fur et à mesure des évolutions connues, notamment de la parution des ordonnances et décrets annoncés.

Pour toute question, n’hésitez pas à me les poser sur le formulaire de contact.

Dans ce mémento des mesures rh exceptionnelles pour faire face à la crise de Covid-19, nous abordons successivement :

1. L’utilisation des repos de vos collaborateurs : congés payés, repos compensateurs, RTT, compte-épargne temps…
2. L’organisation du travail, la durée du travail, les temps de repos
3. La modification des modalités d’information consultation de vos CSE et la suspension des processus électoraux en cours – Ces dispositions sont désormais exposées dans l’article consacré au dialogue social pendant la crise du Covid 19
4. La modification des dates limites et des modalités de versement de l’intéressement et de la participation
5. L’assouplissement des conditions et modalités de versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat,
6. L’aménagement des modalités d’exercice des services de santé au travail et du suivi de l’état de santé des travailleurs
7. Nouveau La protection de vos collaborateurs mis en quarantaine ou à l’isolement
8. Nouveau L’augmentation du plafond des heures supplémentaires défiscalisées si réalisées pendant la crise sanitaire.

UTILISATION DES CONGÉS PAYÉS, SOLDES DE RTT, DE REPOS COMPENSATEURS, DE COMPTE-EPARGNE TEMPS :

Ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos

Le principe habituel, en matière de prise de congés payés, est le suivant :

• Vous pouvez inciter vos collaborateurs à prendre leurs congés payés ;
• Vous ne pouvez pas les obliger à poser des congés payés non prévus pour limiter le recours à l’activité partielle. En effet, pour leur imposer, il faut respecter la procédure et les délais de prévenance légaux (information 1 mois avant la date de départ).

En matière de RTT, votre marge de manœuvre dépend des dispositions de votre convention collective. Certains textes prévoient une répartition des droits pour leur utilisation. Ainsi, une partie des jours RTT sont imposés par l’employeur et l’autre partie est laissée au libre souhait de vos collaborateurs.

Quid des soldes éventuels de repos compensateurs chez certains de vos collaborateurs? Vous pouvez également les utiliser. Il vous faut néanmoins respecter les dispositions prévues par vos textes conventionnels. Ce rappel concerne notamment les délais de prévenance et les délais de prise.

L’ordonnance du 25 mars 2020 vient assouplir ces dispositions.

Elle agit sur deux points en particulier :

1. Un accord d’entreprise peut vous autoriser à imposer ou modifier les dates de prise d’une partie des CP acquis par vos collaborateurs. Un accord de branche également. Cette règle vaut y compris avant l’ouverture de la période de prise.

   • Dans la limite de 6 jours ouvrables,
   • En respectant un délai de prévenance minimal d’1 jour franc,
   • Par dérogation aux délais de prévenance et autres règles de prise de CP définis par le code du travail et vos accords collectifs.

Ce même accord collectif peut vous autoriser à fractionner les CP sans l’accord de votre collaborateur. Vous pourrez alors fixer les dates de CP sans faire en sorte d’accorder des congés simultanés aux conjoints, partenaires de Pacs…

La période de congés imposée ou modifiée ne pourra aller au-delà du 31 décembre 2020.

La métallurgie a signé un accord de branche de ce type le 3 avril 2020.

2. Vous pouvez imposer la prise, sur des dates que vous fixez  :

   1. De RTT acquis,
   2. Les autres jours de repos prévus par les conventions de forfait
   3. Les jours affectés sur le CET

Vous pouvez également modifier unilatéralement les dates des jours déjà posés pour ces trois catégories d’absence.

• Par dérogation aux délais de prévenance et modalités d’utilisation définis par le code du travail ou vos conventions collectives.
• Lorsque l’intérêt de l’entreprise le justifie au regard des difficultés économiques provoquées par la propagation du Covid-19.
• En respectant un délai de prévenance d’1 jour franc.
• Dans la limite de 10 jours au total (ces 3 motifs confondus, hors 6 jours de congés payés avec un accord collectif).

La période de congés imposée ou modifiée ne pourra aller au-delà du 31 décembre 2020.

Je vous présente ensuite la seconde mesure rh exceptionnelle « Covid-19 » : les assouplissements en matière de gestion du temps de travail de vos collaborateurs.

MODALITÉS D’ORGANISATION DU TRAVAIL, DÉCOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL ET DURÉES DU TRAVAIL

Ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos

Ce texte permet à certaines entreprises de déroger de droit aux règles d’ordre public et aux stipulations conventionnelles relatives à :

• La durée du travail
• Au repos hebdomadaire,
• Au repos dominical.

Cette disposition concerne les entreprises de secteurs particulièrement nécessaires à la sécurité de la nation ou à la continuité de la vie économique et sociale. On parle ici des secteurs de l’agro-alimentaire, de l’énergie ou des services supports et logistiques aux établissements de santé (liste publiée par décret au JO).

Attention, pour chacun de ces secteurs d’activités, un décret précise les catégories de dérogation admises. Il précise également, dans les limites ci-dessous énoncées, ce que vous pouvez fixer au titre de :

• La durée maximale de travail,
• La durée minimale de repos

1. Concernant la durée du travail :

   La durée maximale quotidienne :

• • • Habituelle : elle peut être portée à 12 heures (au lieu de 10h),
    • D’un travailleur de nuit : elle peut être portée à 12 heures. Dans ce cas, vous devrez lui accorder un repos compensateur égal au dépassement de la durée habituellement applicable (8h).

         La durée maximale hebdomadaire :

• • • Habituelle : la limite est exceptionnellement de 60 heures (au lieu de 48h).
    • Calculée sur une période de 12 semaines consécutives : le plafond est désormais de 48 heures (au lieu de 44h). Il en est de même sur une période de 12 mois pour les exploitations, entreprises, établissements et employeurs ayant une activité de production agricole visés aux articles L 722-1 et 722-20 du code rural et de la pêche maritime.
    • Du travailleur de nuit calculée sur une période de 12 semaines consécutives  : elle pourra être portée à 44 heures (au lieu de 40h).

2. Concernant les repos :

   • La durée du repos quotidien peut être réduite à 9 heures consécutives . En contrepartie, vous devrez lui accorder un repos compensateur égal à la durée du repos dont il n’a pu bénéficier au regard du repos normalement dû (11h).
   • Le repos dominical peut exceptionnellement être attribué par roulement.

• Si vous utilisez l’une de ces possibilités, vous devez en informer sans délai et par tout moyen le CSE et la Direccte. L’ordonnance du 1er avril prévoit pour cela une modification temporaire et exceptionnelle des dispositions légales en la matière.
• Ces dérogations ne pourront par ailleurs pas avoir d’effet au-delà du 31 décembre 2020.

Passons maintenant au 3ème point de ce mémento sur les mesures rh exceptionnelles pour gérer la crise du Covid-19 : le comité social et économique!

MODIFICATION DES MODALITÉS D’INFORMATION-CONSULTATION DU CSE

Voir l’article dédié à la gestion du dialogue social pendant cette période de crise sanitaire.

4ème point de ce mémento sur les mesures rh exceptionnelles Covid-19 : l’assouplissement des dates de versement des sommes dues au titre de l’intéressement et de la participation.

MODIFICATION DES DATES LIMITES ET MODALITES DE VERSEMENT DE INTÉRESSEMENT ET DE LA PARTICIPATION

Ordonnance n° 2020-322 du 25 mars 2020 adaptant temporairement les conditions et modalités d’attribution de l’indemnité complémentaire prévue à l’article L. 1226-1 du code du travail et modifiant, à titre exceptionnel, les dates limites et les modalités de versement des sommes versées au titre de l’intéressement et de la participation

Cette ordonnance modifie, à titre exceptionnel, les dates limites de versement de ces sommes.

En principe, les sommes dues au titre de l’intéressement et de la participation doivent être versées avant le 1^er jour du 6^ème mois suivant la clôture de l’exercice de l’entreprise. Le confinement pourrait toutefois mettre certaines entreprises en difficulté et déclencher des intérêts de retards. L’ordonnance repousse donc cette date limite au 31 décembre 2020.

La cinquième mesure rh exceptionnelle covid-19 concerne l’assouplissement des conditions de versement de la « prime MACRON ».

ASSOUPLISSEMENT DES CONDITIONS ET MODALITÉS DE VERSEMENT DE LA PRIME EXCEPTIONNELLE DE POUVOIR D’ACHAT (« Prime Macron »)

Nouvelle date limite de versement : 31 décembre 2020

Ordonnance n° 2020-385 du 1er avril 2020 modifiant la date limite et les conditions de versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat

L’objectif du gouvernement est d’inciter les employeurs de salariés qui assurent la continuité de l’activité à leur verser une prime exceptionnelle de pouvoir d’achat.

Cette ordonnance du 1er avril assouplit par conséquent les conditions de versement de la prime « Macron. »

Elle permet notamment à tous les employeurs de verser la prime de 1 000€ à leurs collaborateurs restés en activité pendant la période de crise sanitaire.

Un nouveau critère de modulation pourra également être retenu dans l’accord collectif ou la décision unilatérale qui la prévoit. Il permettra notamment de tenir compte des conditions de travail engendrées par l’épidémie de Covid-19.

Enfin, la condition relative à l’existence d’un accord d’intéressement est levée. Lorsqu’un tel accord existe, la prime pourra ainsi être portée à 2 000€. Cette disposition permet en particulier aux entreprises ayant déjà versée la prime Macron de la réévaluer.

La date limite de versement de cette prime a été fixée dans un premier temps le 31 août 2020 (au lieu du 30 juin 2020). La loi n° 2020-935 du 30 juillet 2020 a repoussé une nouvelle fois cette date limite de versement au 31 décembre 2020.

Le point suivant de ce mémento sur les mesures rh exceptionnelles « Covid-19 » traite des visites médicales et visites du médecin du travail sur le terrain!

AMÉNAGEMENT DES MODALITÉS D’EXERCICE DES SERVICES DE SANTÉ AU TRAVAIL ET DU SUIVI DE L’ÉTAT DE SANTÉ DES TRAVAILLEURS

Ordonnance n° 2020-386 du 1er avril 2020 adaptant les conditions d’exercice des missions des services de santé au travail à l’urgence sanitaire et modifiant le régime des demandes préalables d’autorisation d’activité partielle

Les services de santé au travail ont une mission essentielle d’intérêt général de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs. A ce titre, dès le 17 mars 2020, les ministères du travail et de l’agriculture ont anticipé de nouvelles dispositions réglementaires par le biais d’une instruction.

En voici les principales dispositions :

• Report de toutes les visites médicales sauf si le médecin du travail les estime indispensables,
• Cette appréciation se fait par un contact téléphonique entre les entreprises et le SSTI (service de santé au travail interentreprises)
• Maintien des visites pour les collaborateurs continuant leur activité professionnelle au titre de la continuité de la vie de la Nation : par principe par le biais d’une téléconsultation, exceptionnellement et avec toutes les précautions nécessaires en présentiel.
• Report de toutes les actions en milieu de travail, sauf urgence : décision prise par le médecin du travail

Il est par ailleurs à noter que cette ordonnance du 1er avril autorise les médecins du travail à prescrire. Elle leur permet aussi de renouveler si nécessaire les arrêts de travail pour infection ou suspicion d’infection au covid-19 ou au titre des mesures de prévention. Ils pourront en dernier lieu procéder aux tests de dépistages.

Nouveauté dans ce mémento sur les mesures rh exceptionnelles « Covid-19 » : la gestion de vos collaborateurs mis en quarantaine pour Covid19!

MISE EN PLACE D’UNE PROTECTION SPÉCIALE POUR LES COLLABORATEURS MIS EN QUARANTAINE OU A L’ISOLEMENT

Loi n° 2020-546 du 11 mai 2020 prorogeant l’état d’urgence sanitaire.

Ces dispositions ont cessé de s’appliquer depuis la fin de l’urgence sanitaire (10 juillet 2020, minuit).

Les collaborateurs concernés :

La mise en quarantaine des personnes susceptibles d’être porteuses du Covid19 peut être ordonnée par voie réglementaire. Cela concerne notamment les personnes qui ont séjourné, au cours du mois passé, dans une zone de circulation de l’infection (fixée par arrêté du Ministre de l’Intérieur) :

• Celles qui entrent sur le territoire national ;
• Celles qui arrivent en Corse ou dans l’une des collectivités mentionnées à l’article 72-3 de la Constitution (Guadeloupe, Réunion, Martinique, Guyane, Mayotte, Saint Barthélemy, Saint-Martin, Saint-Pierre-et-Miquelon, etc.).

Pour info : La mise en quarantaine, au sens réglementaire, signifie la mise à l’écart des personnes suspectes mais pas malades, tandis que le placement ou maintien en isolement concerne les personnes contaminées.

Une protection contre le licenciement

Cette protection de vos collaborateurs mis en quarantaine est la même que celle du contrat de travail suspendu en raison d’un AT/MP.

Cela signifie donc que pendant la mise en quarantaine, vous ne pouvez pas rompre le contrat de travail de votre collaborateur.

Deux exceptions existent néanmoins, si :

• vous justifiez d’une faute grave de votre collaborateur ;
• vous êtes dans l’impossibilité de maintenir son contrat de travail pour un motif étranger à sa mise en quarantaine.

Un temps de quarantaine assimilé à des périodes de présence dans l’entreprise

Pour mémoire, en matière de répartition de l’intéressement et de la participation entre les salariés, vous pouvez retenir un ou plusieurs critères :

• uniforme ;
• proportionnelle à la durée de présence dans l’entreprise au cours de l’exercice ;
• proportionnelle aux salaires.

Vous devez à ce titre prendre en  compte, pour la durée de présence, les éventuelles périodes de congé maternité, d’adoption. Il en est de même pour les périodes de suspension du contrat de travail consécutives à un AT/MP. Ainsi, cette loi de prorogation de l’état d’urgence sanitaire assimile désormais le temps de mise en quarantaine à une période de présence dans l’entreprise.

Dernier point et nouveauté de ce mémento sur les mesures Rh exceptionnelles pour gérer la crise sanitaire : le déplafonnement de la défiscalisation pour les heures supplémentaires réalisées pendant cette période.

AUGMENTATION DU PLAFOND DU MONTANT DÉFISCALISÉ POUR HEURES SUPPLÉMENTAIRES

Loi n° 2020-473 du 25 avril 2020 de finances rectificative pour 2020

Ces dispositions ont cessé de s’appliquer depuis la fin de l’urgence sanitaire (10 juillet 2020, minuit).

Pour mémoire, depuis le 1er janvier 2019, la contrepartie financière que vous versez dans le cadre :

• des heures supplémentaires (effectuées au-delà de la durée légale de travail) ;
• des heures complémentaires de vos collaborateurs à temps partiel ;
• de la majoration de rémunération versée à vos collaborateurs en forfait jours en contrepartie du rachat de leurs jours de repos,

bénéficie d’une réduction des cotisations salariales prévues par la loi. Cette rémunération ouvre aussi droit à une exonération d’impôt sur le revenu. Dans les deux cas, son montant est limité à 5 000 euros par an.

La loi de finances rectificative 2020 modifie cette limite selon les règles suivantes :

• Les heures supplémentaires et complémentaires réalisées à compter du 16 mars 2020 et jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire.

Pour rappel, ce dernier est prolongé au vendredi 10 juillet inclus.

• Dans la limite de 7 500 euros.

Attention, pour les rémunérations des heures travaillées hors de la période d’état d’urgence, ce plafond reste fixé à 5000 euros.

Pour toute question sur ce mémento sur les mesures rh exceptionnelles « covid-19 » ou pour être accompagné dans sa mise en oeuvre, n’hésitez pas à utiliser le formulaire de contact!